Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.
Anställningen som chef för lokal och IT kommer att vara placerad vid den administrativa enheten tillhörande Miljö-och geovetenskapliga institutionen.
Den administrativa enheten ger service åt institutionen som är lokaliserad i Geocentrum 2. Inom kansliet, som delvis är under uppbyggnad, kommer ca 45 personer att arbeta och representation kommer finnas inom ekonomi, HR, administration, kommunikation och samverkan, samt lokal och IT. Vi söker nu en chef som kommer att ansvara för funktionen lokal och IT.
Arbetsuppgifter
Som chef för lokal och IT kommer du ha verksamhets -personal- och arbetsmiljöansvar för personalen inom gruppen. Som chef leder, samordnar och utvecklar du arbetet inom berörda områden. I arbetet har du stöd av en operativ avdelning som för närvarande består av 7 personer. Gruppen kommer främst att arbeta med operativa frågor kring Geocentrums lokaler, laboratorie-och fältverksamhet samt IT stödet ut mot verksamheten. Du kommer att hantera ärenden som lokalanpassningar och ge expertstöd till olika verksamheter inom Geocentrum.
Du kommer även att ha ett tätt samarbete med lokalplanerare på fakultetsnivå och centralt på LU-nivån men också med fastighetsägare och entreprenörer.
Du kommer också att spela en nyckelroll i samordningen av arbete kring fysisk arbetsmiljö, där du, tillsammans med arbetsmiljösamordnare och specialister, säkerställer en trygg och hälsosam arbetsplats.
Här ingår till exempel att
- Ansvara för skötsel av fastigheten på Geocentrum
- Samordna ombyggnads- och nybyggnadsprojekt, stora som små
- Koordinera arbetsuppgifterna inom vaktmästeriet
- Ansvara för säkerhetsfrågor som larm och lås
- Vara verksamhetens representant gentemot LU Byggnad, fastighetsägare, leverantörer mfl
• Samordna systematiskt arbetsmiljöarbete och systematiskt brandskyddsarbete
- Sammankalla HMS-kommittén
- Fastighetsskötsel och i övrigt för anställningen förekommande arbetsuppgifter
- Samordna arbetet för forskningsingenjörerna.
- Samordna arbetet inom IT stödet.
Uppdraget är dynamiskt, och du kan förvänta dig att arbetsuppgifterna utvecklas över tid.
Kvalifikationer
Vi söker en person som har en god kommunikativ förmåga och förmåga att samarbeta med många olika parter. Du har ett lyhört ledarskap och förmåga att skapa engagemang, trovärdighet och delaktighet hos medarbetarna. Du samverkar genom att främja och utveckla andras idéer, med stöd av din kunskap, kompetens och erfarenhet. Du tvekar inte att anta utmaningar och förmedlar energi och optimism i kommunikation med andra.
Krav för anställningen
- Chefserfarenhet och/eller erfarenhet av att arbetsleda personal
- Utbildning inom fastighetsbranschen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för arbetsuppgifternas utförande.
- Flerårig dokumenterad arbetslivserfarenhet av fastighetsskötsel och arbete med fysisk arbetsmiljö inom offentlig verksamhet
- Arbetslivserfarenhet av att arbeta med lokalanpassningar
- Arbetslivserfarenhet av projektledning
- Arbetslivserfarenhet av tolkande av avtal och upprättande av gränsdragningslistor i relation till hyresvärd.
- Arbetslivserfarenhet av upprättande av förvaltningsplan för fastigheter
- God kännedom om gällande lagstiftning inom fysisk arbetsmiljö och hälsa
- Förmåga att planera och lägga upp arbete och rutiner för att säkerställa god kvalitet i verksamheten
- Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
Meriterande för anställningen:
- Kunskaper om och erfarenhet av att arbeta med lås- och passagesystem, tex SALTO och Symmetry
- Kunskaper om och utbildning i hantering av brandfarlig vara
- Arbetslivserfarenhet av inköp och upphandling
- Erfarenhet av och kunskap om Lunds universitetsorganisation, administrativa system och regelverk
- Kännedom om universitets- och högskolesektorn
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi förutsätter att du är driven, självständig och har en god samarbetsförmåga. Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det arbetet inom avdelningen och institutionen samt bidar tilldess framtida utveckling.
Villkor
Tillsvidareanställning på heltid med önskat startdatum 2026-01-01 eller så snart som möjligt därefter enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
Vi avser hålla första intervjuer 13-14 november 2025.
Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Kansli N är en hybrid arbetsplats där det finns möjlighet att arbeta på distans en viss tid av arbetstiden. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd vid Lunds universitet:https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss.
Så här söker du
Ansökan ska innehålla
- personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter
- CV,
- examensbevis eller motsvarande
- dokumentation som styrker övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, rekommendationsbrev etc.)
- uppgifter till två referenser
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.
Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid åtta institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 360 forskarstuderande och 700 anställda.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.
Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.
Administrativ samordnare
Naturvetenskapliga fakulteten vid Lunds universitet söker en administrativ samordnare till naturvetenskapliga fakultetens kansli.
Om arbetsplatsen
På naturvetenskapliga fakultetens kansli är vi omkring 40 medarbetare. Här arbetar vi med kvalificerat verksamhetsstöd för fakultetens ledning och institutioner inom områdena utbildning, ledningsstöd, forskning, HR, ekonomi och kommunikation. Vårt arbete präglas av nyfikenhet, självständighet, högt engagemang och ansvarstagande.
Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Kansli N är en delvis hybrid arbetsplats där det finns möjlighet att arbeta på distans en viss tid av arbetstiden. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd vid Lunds universitet: https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss.
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som administrativ samordnare arbetar du nära såväl kollegor som fakultetsledningen och får en nyckelroll i att hålla ihop och utveckla fakultetens beslutsprocesser och administrativa strukturer.
En central del av uppdraget är att ge administrativt stöd till fakultetsstyrelsen och fakultetsledningen, inklusive protokoll och handlingar, planering av möten samt löpande administration kring dekanens och kanslichefens möten och bokningar. Du får därigenom en viktig funktion i att säkerställa god framförhållning och struktur i fakultetens ledningsarbete. Du arbetar också med de praktiska momenten kring och inför fakultetens val och är en samlad resurs för arbetet med det digitala valsystemet. Du fungerar även som administrativt stöd till fakultetens valberedning. Rollen innebär att du både hanterar praktiska moment i valprocesserna och bidrar till att utveckla arbetssätten kring dessa.
En annan viktig del av uppdraget är att arbeta med verksamhetsutveckling kopplat till kansliets och fakultetens beslutsprocesser. Det omfattar att hålla ihop arbetet med fakultetens arbetsordning och förbereda större uppdateringar, liksom att utveckla och dokumentera interna rutiner, handläggningsordningar och processer. Du blir en drivande kraft i att kvalitetssäkra kansliets arbetssätt och att säkerställa effektiva processer i stödet till institutioner och i kontakten med universitetet centralt.
Utöver detta har du rollen som fakultetssamordnare för TimeEdit, där du ansvarar för att samordna lokalbokningsprocesserna, stötta schemaläggare och säkerställa att systemet används på ett enhetligt och effektivt sätt.
Sammanfattningsvis är det här en roll för dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med ett utvecklingsinriktat arbete kring fakultetens styrning och processer.
Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:
- Administrativt stöd till fakultetsstyrelsen, presidiet, dekanen och kanslichefen
- Administration av fakultetens val och stöd till valberedningen
- Hantering och utveckling av arbetsordning, rutiner och processer
- Processledning och samordning av lokalbokningssystemet TimeEdit
Kvalifikationer
Vi söker dig som är en noggrann och strukturerad administratör med intresse för att bidra till både ordning och utveckling i en komplex organisation. Du är van att arbeta nära ledning och beslutande organ och har en god förmåga att omsätta formella krav till praktiska rutiner och arbetsformer.
Krav för anställning:
- Högskoleexamen inom relevant område eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
- Erfarenhet av administrativt ledningsstöd, inklusive arbete med styrelser, nämnder eller motsvarande organ.
- Erfarenhet av projekt- eller utvecklingsarbete kopplat till rutiner, processer eller styrdokument.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig skriftligt och muntligt på svenska och engelska.
- God planerings- och organisationsförmåga.
Meriterande för anställning:
- Erfarenhet av arbete inom högskolesektorn eller annan offentlig verksamhet.
- Erfarenhet av att utveckla administrativa processer i en större organisation.
- Erfarenhet av valadministration eller systemstöd för besluts- och valprocesser.
- Erfarenhet av arbete med TimeEdit eller liknande system för schemaläggning och lokalbokning.
Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet. För att trivas i rollen behöver du vara analytisk, lösningsorienterad och trivas med att kombinera noggrant administrativt arbete med utvecklingsuppdrag inom ditt område.
Övrigt
Anställningen är tillsvidare och på heltid, med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
Vi väntar oss att första intervjuer kommer hållas 19-20 november.
Så här söker du
Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla
- personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.
- CV samt
- dokumentation som stödjer övrigt som du önskar åberopa.
Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid åtta institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 360 forskarstuderande och 700 anställda.
Kansli N arbetar med service och stöd till fakultetens ledning. Vi har specialkompetens inom frågor som rör grund- och forskarutbildning, internationalisering, högskolepedagogik, ekonomi, it, personalfrågor, kommunikation, karriär och lika villkor. Vi är idag ett 30-tal personer som arbetar på kansliet.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.